Desde hace unos años, las transacciones comerciales se vienen trasladando al mundo digital. No obstante, aún mantenemos procesos que reducen la agilidad y competitividad de las empresas y suponen un coste adicional para éstas. Uno de ellos es el de la facturación física o manual, que todavía persiste en muchas organizaciones de nuestro país.

En este post se hablará de la facturación electrónica y de cómo ésta, más allá de sus particularidades de obtención y transmisión, permite obtener una serie de beneficios, a través de los cuales las empresas agilizarán sus procesos de gestión de facturas.

Una factura electrónica es, como su propio nombre indica, una factura que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Sin embargo, las facturas electrónicas cuentan con la particularidad de expedirse y recibirse en formato electrónico. Es uno de los documentos más regulados a nivel global ya que aporta nuevas condiciones de seguridad mejorando el intercambio de documentos.

La Factura Electrónica en el mundo

Más de 60 países hacen uso de la factura electrónica, optimizando sus procesos internos. En España este proceso está regulado por el FACe, plataforma a la cual se adhieren las diferentes administraciones, comunidades autónomas y entidades locales para gestionar todos los procesos que la facturación electrónica conlleva. El uso de este tipo de factura está en aumento: el primer mes de 2017 se presentaron más de medio millón de facturas, cifra que supera a la del 2016, que no llegó al medio millón.

En el año 2016 se emitieron unos 35 billones de facturas electrónicas en todo el mundo, de los cuales 10 corresponden a Europa, y la mitad fueron gestionadas por países latinoamericanos.

Latinoamérica está viviendo el boom de la facturación electrónica: Chile fue país pionero en facturación electrónica y en México se tramitaron unos 6 billones de facturas en ese formato en 2016. Por otro lado, Perú está en un proceso de masificación de la facturación electrónica similar al que registró Brasil, donde mensualmente se intercambian cerca de un millón de comprobantes.

Como consecuencia de las múltiples ventajas que ofrece el mundo digital, se consideró conveniente adoptar este modelo de facturación digital, basándose en experiencias de gran éxito tanto a nivel nacional como internacional y adaptando las mismas a nuestra realidad y día a día en el mundo financiero.

Beneficios de la Facturación Electrónica

A través de este modelo de gestión de facturas, multitud de empresas del sector financiero han modificado de forma positiva su manera de procesar los cientos o miles de facturas que reciben anualmente.

El principal beneficio que ofrece es permitir que las empresas lleven a cabo el intercambio de documentos sin la necesidad de recurrir al transporte físico de los mismos, ni a la impresión en papel, ni su consecuente almacenaje.

Podemos dividir los beneficios que aporta la facturación electrónica en dos bloques:

1) Beneficios de carácter ambiental y social: evitar la contaminación

• La emisión de facturas físicas implica un proceso de tala de árboles, que se traduce a su vez en la contribución a la contaminación ambiental. Suprimiendo estos esfuerzos, se alcanzará el ahorro en impresión.

2) Beneficios de gestión: eficacia y crecimiento para las empresas

• Evita el almacenamiento obligatorio de comprobantes físicos durante cierto tiempo.
• Agiliza la conciliación de emisiones y pagos.
• Automatiza el proceso de recepción y emisión de facturas, lo que supone no sólo minimizar gastos de gestión, sino también obtener de forma más rápida y eficiente estados de resultados.
• Obtención de mayor liquidez, adelantando el punto de cobro, al llegar la factura de manera inmediata al destino.

Otro beneficio importante es la facilidad con la que la factura electrónica puede ser convertida en factura negociable, importante instrumento financiero para las pymes. Es un título valor similar a una letra, pagaré o cheque, orientado fundamentalmente a aquellas empresas que venden a crédito. La factura negociable permite a las empresas generar un financiamiento rápido y de menor coste en comparación con otros instrumentos financieros y bancarios, y sin necesidad de pasar por el proceso físico. Por consiguiente, el proceso de facturación electrónica beneficia no sólo a las entidades emisoras y receptoras de las mismas, sino también al país y sobre todo al medio ambiente. Las facturas electrónicas se han extendido y las físicas ya son consideradas secundarias o residuales en algunas partes del mundo.

En conclusión, la optimización digital está beneficiando a todo el mercado y poco a poco se llegará a un mundo empresarial totalmente digitalizado. El principal beneficio que genera la factura electrónica es para las pymes, que son las que más ventajas consiguen. Gracias a esta digitalización, una pyme que hoy factura electrónicamente y que haga negocios con grandes bancos se puede financiar oportunamente, de una manera más barata y de forma más competitiva a través de procesos como el Factoring. Al final lo que se logra es un virtuosismo increíble, y el principal beneficio es financiero, tanto para las pymes como para las grandes empresas, que automatizarán sus procesos de abastecimiento.